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Informationen zum Schuljahreswechsel


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Inhalt


Table of Contents
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Bald ist es soweit: ein neues Schuljahr steht vor der Tür!

Um euch bei der Vorbereitung bestmöglich zu unterstützen haben wir hier einige der häufigsten Fragen zusammengetragen und beantwortet.

Bevor es los gehen kann, versichert euch noch einmal, ob die Schule durch ein weiteres System an die Cloud angebunden ist. Folgende Möglichkeiten gibt es, die bei bei der Durchführung der Schritte zu beachten sind:

  • LDAP
  • Moodle
  • iServ
  • Import der Schüler:innen-Daten per CSV (zum Beispiel Schulverwaltungssoftware wie weBBschule)

Zur einfachen Übersicht haben wir hier eine Checkliste zum Ausdrucken bereit gestellt:

Wir wünschen euch einen erfolgreichen Start ins neue Schuljahr! 

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📝 Allgemeine

Fragen

Informationen

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titleWas passiert mit meinen Dateien?

Hier kommt es darauf an, um welche Dateien es geht:

(tick)

 

Status
colourGreen
titlePersönliche Dateien

Diese Dateien sind vom Schuljahreswechsel nicht betroffen. 

→ Trotzdem empfehlen wir, die hier liegenden Dateien regelmäßig auch an einem anderen Ort zu sichern. Besonders bei einem Schulwechsel kann es passieren, dass

du deinen Zugriff hier verlierst

Sie Ihren Zugriff verlieren.

(warning)

 Kurs

Status
colourYellow
titleKurs-Dateien

Hier gilt:

du hast

Sie haben immer dann Zugriff auf Kurs-Dateien, wenn

du

Sie als

Lehrer:in

Lehrkraft oder Schüler:in in einem Kurs eingetragen

bist

sind.

→ Als

Lehrer:in verlierst du deinen

Lehrkraft verlieren Sie Ihren Zugriff auf Kurse nicht.
Ausnahme: Eine andere für diesen Kurs eingetragene Lehrkraft (oder die

technische Leitung

Admins) entfernt

dich

Sie aus dem Kurs. 

→ Als Schüler:in verlierst du deinen Zugriff auf das Kursmaterial dann, wenn die entsprechende Lehrkraft dich aus dem Kurs entfernt.
Damit solltest du immer rechnen und dir wichtige Dateien/Materialien rechtzeitig herunterladen oder anderweitig sichern und vor allem auch keine sensiblen Daten hier hinterlegen.

(warning)

 Team

Status
colourYellow
titleTEAM-Dateien

Hier ist es ähnlich wie bei Kursen: Solange

du

Sie Teil eines Teams

bist

sind,

hast du

haben Sie grundsätzlich Zugriff auf die dort liegenden Dateien.

Aber: Team-Eigentümer:innen und -Administrator:innen können Nutzer:innen jederzeit zum Team hinzufügen und auch entfernen!
Damit

solltest du

sollten Sie jederzeit rechnen und auch hier wichtige Daten rechtzeitig sichern und vor allem auch keine sensiblen Daten hier hinterlegen.

(warning)

 Mir dir

Status
colourYellow
titleMit mir geteilte Dateien

Hier

findest du

finden Sie alle Dateien, die von anderen Nutzer:innen mit

dir

Ihnen geteilt werden. 

Diese

solltest du

sollten Sie schnellstmöglich nach Empfang an einem anderen Ort sichern, um hier Verluste zu vermeiden.

Hintergrund:

 Wenn

Wenn der/die Eigentümer:in einer geteilten Datei diese löscht, verschwindet sie automatisch auch bei allen anderen Nutzer:innen aus diesem Ordner.


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titleHat meine Klasse nach einem Schuljahreswechsel noch Zugriff auf die Inhalte vom Vorjahr?

(tick) Grundsätzlich JA.

Wenn Klassen nicht explizit aus Kursen entfernt werden, behalten sie auch weiterhin Zugriff auf die Inhalte des alten Schuljahres.

→ Letztendlich ist es immer Entscheidung der Lehrkräfte, wie sie ihre Kurse führen und wem sie auf

welche Inhalte

die Kursinhalte Zugriff gewähren.

Eine klare Kommunikation ist diesbezüglich besonders hilfreich!


Tip
iconfalse
titleUnsere Empfehlung an Lehrkräfte

Alte Kurse ins Archiv wandern lassen und Klassen nicht entfernen!

Warum? Dadurch kann gewährleistet werden, dass die Schüler:innen ihre Verbindung zu alten Kursen und Materialien nicht verlieren.

Wir haben uns gedacht

Konzeptionell ist es vorgesehen, dass

es für die

Schüler:innen

von Vorteil wäre, wenn sie

auch Jahre später noch einmal in die Inhalte vergangener Kurse hineinschauen können, beispielsweise um sich auf eine Prüfung vorzubereiten. So kann dann Jahr für Jahr eine große Wissensdatenbank entstehen, die den Schüler:innen nicht verloren geht. 

Passend dazu: 

→ 

Alte

Archivierte Kurse

wiederverwenden


ich beim Schulwechsel oder Verlassen der Schule beachten

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Für Schulen
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titleWas muss
beachtet werden, wenn Personen die Schule verlassen?

(tick) Daten sichern!

→ Bei einem Schulwechsel kann nicht immer garantiert werden, dass

du deinen

der Zugriff auf Kurse und Dateien

behältst

beibehalten wird.

Sichere

Sichern Sie daher rechtzeitig alle wichtigen Daten!

 


(info) Jede Email-Adresse darf bei uns in der Datenbank nur 1 Mal hinterlegt sein!

→ Um den Schüler:innen den Wechsel an eine andere (

Schul-

Cloud-)Schule zu ermöglichen, müssen die entsprechenden Email-Adressen an der eigenen Schule ungültiggemacht werden.

Dadurch können die Schüler:innen sich mit ihrer Email-Adresse bereits in der neuen Schule registrieren und haben gleichzeitig noch Zugriff auf die Daten ihrer alten Schule. Der alte Account kann dann nach einer gewissen Zeit des Umzugs an der alten Schule gelöscht werden.


Wie die technischen Leiter (Admins) hierbei zu beachten haben, erklären wir hier:

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titleWo kann ich mich tiefergehend informieren?

Neben unseren Hilfeseiten haben auch die Länder Brandenburg, Niedersachsen und Thüringen eigene Angebote zur Unterstützung geschaffen.

Alle aktuell verfügbaren Angebote sind auf dieser Übersichtsseite zu finden.


Für allgemeine Einführungen und Erklärvideos zu den wichtigsten Funktionen schauen Sie unbedingt auch in unsere offizielle Fortbildung auf LERNEN.cloud.




🍏 Wichtige Informationen für Lehrkräfte

Es braucht nur zwei Klicks um eine Klasse ins nächste Schuljahr zu versetzen! 

Wie das geht, siehst du in der folgenden Anleitung:

(warning) Bevor du aber damit anfängst, solltest du wissen, wie Klassen bei uns konzipiert sind:

Beim Versetzen einer Klasse ins nächste Schuljahr bleiben alte Klassenstrukturen erhalten und es wird zusätzlich eine neue Klasse erstellt. 

→ So wird beispielsweise aus der Klasse 9a (2019/2020) nun die Klasse 10a (2020/2021), jedoch bleibt die Klasse 9a (2019/2020) weiterhin bestehen.

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titleWie verwende ich meine Kurse und Themen aus dem Vorjahr wieder?

Kurse und Themen aus vergangenen Schuljahren gehen nicht verloren.

��


Nach Ablauf des eingestellten Zeitraums werden Kurse zu Alle Kurse

jedoch ins Archiv

verschoben.

Image Removed

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Auf diese Weise behalten

deine

Ihre Schüler:innen auch nach dem Kurs Zugriff auf die dortigen Lerninhalte.

Damit diese Verbindung nicht verloren geht, empfehlen wir dir, archivierte Kurse zu duplizieren bzw. zu klonen.

Was es beim Kurse klonen zu beachten gibt, siehst du in Schritt 7 dieser Anleitung: 

Um die enthaltenen Inhalte im folgenden Schuljahr wiederzuverwenden, haben sich folgende Möglichkeiten in der Vergangenheit bewährt:

Die folgenden Artikel könnten hierzu auch interessant sein:

und importieren
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titleWie versetze ich meine Schüler:innen in das nächste Schuljahr? (manuell)
Tip
iconfalse

�� Warum ist das so?

Dadurch kann gewährleistet werden, dass die Schüler:innen ihre Verbindung zu alten Kursen und Materialien nicht verlieren.

Wir haben uns gedacht, dass es für die Schüler:innen von Vorteil wäre, wenn sie auch Jahre später noch einmal in die Inhalte vergangener Kurse hineinschauen können, beispielsweise um sich auf eine Prüfung vorzubereiten. So kann dann Jahr für Jahr eine große Wissensdatenbank entstehen, die den Schüler:innen nicht verloren geht. 

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titleWie funktioniert der Schuljahreswechsel mit einem LDAP-System?

Wie der Schuljahreswechsel mit LDAP-Systemen aussieht, siehst du auf folgender Seite inkl. Videoanleitung:

Falls du nochmal grundlegende Informationen zur Anbindung eures LDAP brauchst, schaue direkt auf diese Seite:

Dort findest du die wichtigsten Hinweise zur Einrichtung auch ein �� Erklärvideo, das dir hoffentlich helfen wird.

Falls du gerne eine Anleitung in PDF-Form hättest, kannst du dir diese hier herunterladen:

View file
nameLDAP-Anbindung.pdf
height250

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titleWie aktualisiere ich die Daten der Schüler:innen mithilfe einer CSV-Datei?

Wie du Nutzer:innen mithilfe einer CSV-Datei importierst, erfährst du in dieser Anleitung:

Nutzer per .csv-Datei

Lies dir bitte die Hinweise auf der Seite genau durch, damit es nicht zu Problemen oder Fragen kommt ��!

(question) Vielleicht nutzt eure Schule auch auch die Schulverwaltungssoftware weBBschule? Dann könnte dieser Beitrag interessant sein:

→ Hier zeigen wir den dortigen Export und den CSV-Import in der HPI Schul-Cloud in einem Erklärvideo an einem Beispiel.




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titleWas muss ich als Lehrkraft am Schuljahresende tun?

Hier

siehst du

sehen Sie eine kurze Checkliste mit Dingen, die

du

aus unserer Sicht

tun oder überprüfen solltest

getan oder überprüft werden sollten:

  •  Kurse überprüfen (1): Sind alle Kurse korrekt ins Archiv gewandert? Haben dort alle SuS Zugriff auf die korrekten Themen, Dateien etc.?
  •  Kursdateien überprüfen: Habe ich alle wichtigen Dateien gesichert? Liegen alle Dateien und Ordner an der richtigen Stelle?
  •  Alte Kurse klonen und wiederverwenden
  •  Klassen überprüfen: neue Klassen anlegen und alte Klassen ins neue Schuljahr versetzen
  •  Neue Kurse mit neuen Klassen, Lehrkräften und SuS füllen (Kurse bearbeiten)
  •  Weitere Lehrkräfte zu eigenen Kursen hinzufügen
  •  Kurse überprüfen (2): Sind alle SuS in den richtigen Kursen? Hat jeder Zugriff auf die richtigen Kurse?
  •  Workshops, SchiLFs und Mikro-Fortbildungen organisieren, um anderen Kolleg:innen bei diesen Schritten zu helfen
  •  Kommunikation mit Eltern vorbereiten
    •  Was müssen Eltern über die
HPI Schul-Cloud wissen (z.B. Elternbrief | Datenschutzerklärung | Datenschutz-Tipps etc. → siehe Willkommens-Dokumente im Hilfebereich)
    • Cloud wissen? Gibt es schulweite Schreiben, die koordiniert werden müssen?
    •  Besonders hilfreich für Grundschulen: Verweis auf Eltern-Onlinekurs auf
Lernen
    • LERNEN.cloud



🔧 Wichtige Informationen für Administrator:innen

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titleWelche Auswirkungen hat der Schuljahreswechsel in der Cloud für unsere Schule?

Auf folgende drei Bereiche wirkt sich der Schuljahreswechsel aus:

Neue Schüler:innen und Kolleg:innen kommen in die Cloud

  • neue Nutzer:innen müssen registriert werden

Neue Klassenzuteilungen

Klassen existieren in der Cloud immer im Kontext eines definierten Schuljahres,
d.h. es gibt eine 9a für das Schuljahr 2020/2021 und eine 9a für das Schuljahr 2021/2022.

Wir empfehlen (für Schulen, die kein LDAP nutzen) zur Erstellung von Folgeklassen zwei Wege:

  • per .csv-Import, siehe Abschnitt "Wie aktualisiere ich die Daten der Schüler:innen mithilfe einer CSV-Datei?"

  • per Klasse versetzen, siehe Abschnitt  "Wie versetze ich meine Schüler:innen in das nächste Schuljahr? (manuell)"

Neue Kurse

Neues Schuljahr, neue Kurse! Für die Erstellung von Kursen haben Sie verschiedene Optionen:


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titleWas sind meine Aufgaben als Schul-Admin zum Schuljahreswechsel?


Info
titleInformation für Thüringer Schulen

An Schulen in Thüringen wird die Schuladministration vom Thüringer Schulportal (TSP) durchgeführt.

Die hier aufgeführten Aufgaben sind für Admins in Thüringen daher nicht zutreffend.


Was Ihre

Was deine

Aufgaben im Wesentlichen von denen anderer Lehrkräfte unterscheidet, ist die Nutzerverwaltung. 

Daher empfehlen wir die Überprüfung folgender Punkte:

  •  

    Liegt eine aktuelle Liste aller Nutzer:innen und deren

Email 

  • E-Mail-Adressen vor?

  •  

    Ist die Aufgabenverteilung im Kollegium bezüglich der Administration klar geregelt und kommuniziert?

  •  

    Ist die Verwendung von Teams, Chats und Videokonferenzen im Kollegium thematisiert worden?

  •  

  • Gibt es mindestens eine weitere Person für die technische oder fachliche Leitung?

    •  

      Organisiere Sie sich mindestens eine Vertretung!

  •  

    Wurden alle (neuen) Nutzer:innen bereits in die Plattform eingeladen?

  •  

    Gibt es Schüler:innen

von denen eine analoge Einverständniserklärung eingeholt werden muss? Gibt es Schüler:innen

Sicherlich gibt es auch schulintern noch einige Dinge, die vorbereitet und abgesprochen werden müssen. 

 

ToDo

Viel Erfolg bei der Vorbereitung!


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titleWie aktualisiere ich die Daten der Schüler:innen mithilfe einer CSV-Datei?

Wie Sie Nutzer:innen mithilfe einer CSV-Datei importieren, erfahren Sie in dieser Anleitung:

Dort finden Sie auch einen Hinweis zum Import bei bereits vorhandenen Daten:

Info
titleImport bei bereits vorhandenen E-Mail-Adressen

Bereits bestehende Nutzer:innen…

  • werden zu neuen Klassen hinzugefügt, wie in CSV-Datei angegeben (neue Klassen werden erstellt, in bereits bestehenden Klassen wird die:er Nutzer:in hinzugefügt, wenn noch nicht enthalten)

  • werden NICHT aus Klassen entfernt, die nicht in der CSV-Datei vorkommen (damit die Nutzer:innen nicht den Zugriff auf ihre Kurse und Inhalte verlieren)


Lesen Sie sich bitte die Hinweise auf der Seite genau durch, um unnötige Probleme oder Fragen zu vermeiden!


(question) Vielleicht nutzt Ihre Schule auch auch die Schulverwaltungssoftware weBBschule? Dann könnte dieser Beitrag interessant sein:

→ Hier zeigen wir den dortigen Export und den CSV-Import in der Cloud in einem Erklärvideo an einem Beispiel.


Info
titleInformation für Thüringer Schulen

An Schulen in Thüringen wird die Schuladministration vom Thüringer Schulportal (TSP) durchgeführt.

Die hier aufgeführten Aufgaben sind für Admins in Thüringen daher nicht zutreffend.



UI Expand
titleWie funktioniert der Schuljahreswechsel mit einem LDAP-System?

Wie der Schuljahreswechsel mit LDAP-Systemen aussieht, siehst du auf folgender Seite inkl. Videoanleitung:


Falls Sie nochmal grundlegende Informationen zur Anbindung eures LDAP brauchen, schauen Sie direkt auf diese Seite:

Dort finden Sie die wichtigsten Hinweise zur Einrichtung und auch ein Erklärvideo, das Ihnen hoffentlich helfen wird.


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titleWie versetze ich meine Schüler:innen in das nächste Schuljahr? (manuell)

Es braucht nur zwei Klicks, um eine Klasse ins nächste Schuljahr zu versetzen! 

Wie das geht, sehen Sie in der folgenden Anleitung:


(warning) Bevor Sie aber damit anfangen, sollten Sie wissen, wie Klassen bei uns konzipiert sind:

Beim Versetzen einer Klasse ins nächste Schuljahr bleiben alte Klassenstrukturen erhalten und es wird zusätzlich eine neue Klasse erstellt. 

→ So wird beispielsweise aus der Klasse 9a (2021/2022) nun die Klasse 10a (2022/2023), jedoch bleibt die Klasse 9a (2021/2022) im Hintergrund weiterhin bestehen.


Tip
iconfalse

Warum ist das so?

Dadurch kann gewährleistet werden, dass die Schüler:innen ihre Verbindung zu alten Kursen und Materialien nicht verlieren.

Wir haben uns gedacht, dass es für die Schüler:innen von Vorteil wäre, wenn sie auch Jahre später noch einmal in die Inhalte vergangener Kurse hineinschauen können, beispielsweise um sich auf eine Prüfung vorzubereiten. So kann dann Jahr für Jahr eine große Wissensdatenbank entstehen, die den Schüler:innen nicht verloren geht. 




🚩 Länderspezifische Informationen

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titleSchul-Cloud Brandenburg

Um den Support für die Schul-Cloud Brandenburg zu kontaktieren, wenden Sie sich bitte per Email an schul-cloud@bildungsserver.berlin-brandenburg.de.


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titleNiedersächsische Bildungscloud

Das Land Niedersachsen hat zusätzlich zu den hier aufgeführten Informationen weitere Anleitungen und Hilfestellungen zum Schuljahreswechsel in der Niedersächsischen Bildungscloud für Sie bereitgestellt.

Mit dem folgenden Link gelangen Sie zum Blog der niedersächsischen Landesinitiative N21:

👉 https://blog.niedersachsen.cloud/schuljahreswechsel-mit-der-nbc/

Um den Support in Niedersachsen zu kontaktieren, wenden Sie sich bitte per Email an nbc-support@netz-21.de.


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titleThüringer Schulcloud

(info) Viele der hier aufgeführten Informationen treffen für Schulen der Thüringer Schulcloud nicht zu, denn die Administration wird maßgeblich über das Thüringer Schulportal abgewickelt.

Für Informationen zum Schuljahreswechsel in der Thüringer Schulcloud und dem Thüringer Schulportal schauen Sie einmal auf die folgende Infoseite:

👉  https://www.schulportal-thueringen.de/thueringer_schulcloud/tsc-admins/der_schuljahreswechsel

oder wenden Sie sich bitte an die Kolleg:innen am ThILLM, die Sie unter schulcloud-support@thillm.de erreichen können.

Zusammenfassung: Draft: How To Schuljahreswechsel ?