Hier kommt es darauf an, um welche Dateien es geht:

 Persönliche Dateien

Diese Dateien sind vom Schuljahreswechsel nicht betroffen. 

→ Trotzdem empfehlen wir, die hier liegenden Dateien regelmäßig auch an einem anderen Ort zu sichern. Besonders bei einem Schulwechsel kann es passieren, dass Sie Ihren Zugriff verlieren.

 Kurs-Dateien

Hier gilt: Sie haben immer dann Zugriff auf Kurs-Dateien, wenn Sie als Lehrkraft oder Schüler:in in einem Kurs eingetragen sind.

→ Als Lehrkraft verlieren Sie Ihren Zugriff auf Kurse nicht. Ausnahme: Eine andere für diesen Kurs eingetragene Lehrkraft (oder der:ie Admin) entfernt Sie aus dem Kurs. 

→ Als Schüler:in verlierst du deinen Zugriff auf das Kursmaterial dann, wenn die entsprechende Lehrkraft dich aus dem Kurs entfernt.
Damit solltest du immer rechnen und dir wichtige Dateien/Materialien rechtzeitig herunterladen oder anderweitig sichern und vor allem auch keine sensiblen Daten hier hinterlegen.

 Team-Dateien

Hier ist es ähnlich wie bei Kursen: Solange Sie Teil eines Teams sind, haben Sie grundsätzlich Zugriff auf die dort liegenden Dateien.

Aber: Team-Eigentümer:innen und -Administrator:innen können Nutzer:innen jederzeit zum Team hinzufügen und auch entfernen!
Damit sollten Sie jederzeit rechnen und auch hier wichtige Daten rechtzeitig sichern und vor allem auch keine sensiblen Daten hier hinterlegen.

 Mir dir geteilte Dateien

Hier finden Sie alle Dateien, die von anderen Nutzer:innen mit Ihnen geteilt werden. 

Diese sollten SIe schnellstmöglich nach Empfang an einem anderen Ort sichern, um hier Verluste zu vermeiden.

Hintergrund: Wenn der/die Eigentümer:in einer geteilten Datei diese löscht, verschwindet sie automatisch auch bei allen anderen Nutzer:innen aus diesem Ordner.

 Grundsätzlich JA.

Wenn Klassen nicht explizit aus Kursen entfernt werden, behalten sie auch weiterhin Zugriff auf die Inhalte des alten Schuljahres.

→ Letztendlich ist es immer Entscheidung der Lehrkräfte, wie sie ihre Kurse führen und wem sie auf welche Inhalte Zugriff gewähren. Eine klare Kommunikation ist diesbezüglich besonders hilfreich!

Passend dazu: 

→ Archivierte Kurse

 Daten sichern!

→ Bei einem Schulwechsel kann nicht immer garantiert werden, dass der Zugriff auf Kurse und Dateien beibehalten wird. Sichern Sie daher rechtzeitig alle wichtigen Daten! 

 Jede Email-Adresse darf bei uns in der Datenbank nur 1 Mal hinterlegt sein!

→ Um den Schüler:innen den Wechsel an eine andere (HPI Schul-Cloud-)Schule zu ermöglichen, müssen die entsprechenden Email-Adressen an der eigenen Schule ungültig gemacht werden.

Dadurch können die Schüler:innen sich mit ihrer Email-Adresse bereits in der neuen Schule registrieren und haben gleichzeitig noch Zugriff auf die Daten ihrer alten Schule. Der alte Account kann dann nach einer gewissen Zeit des Umzugs an der alten Schule gelöscht werden.

Wie die technischen Leiter (Admins) hierbei zu beachten haben, erklären wir hier:

• E-Mail-Adressen bei Schulwechsel ungültig machen

❓❕ Rund um den Schuljahreswechsel bieten wir im Sommer immer Dienstags von 17 Uhr an eine Live-Sprechstunde an. Nutzen Sie diese, um mit uns in direkten Kontakt zu kommen und unmittelbar Antworten auf Ihre Fragen zu erhalten. Mehr Infos gibt es hier: Unsere HPI Schul-Cloud Sprechstunde

��  Für ausführliche Anleitungen zum Umgang mit der HPI Schul-Cloud nutzen wir unsere Lernplattform Lernen.cloud.

Hier finden Sie unter anderem folgende Kurse:

• Unterricht mit der HPI Schul-Cloud 

• So gelingt der Einstieg in die HPI Schul-Cloud

• Administration der HPI Schul-Cloud

• Good Practice Beispiele aus der HPI Schul-Cloud

• Die HPI Schul-Cloud für Eltern

• Distanzunterricht mit der HPI Schul-Cloud

In Form von Videoanleitungen führen wir Sie dort Schritt für Schritt durch die wesentliche Bedienung der Lernumgebung.

��  Schauen Sie sich auch unbedingt die anderen Inhalte der Plattform an. 

Auf folgende drei Bereiche wirkt sich der Schuljahreswechsel aus:

Neue Schüler:innen und Kolleg:innen kommen in die Cloud

• neue Nutzer:innen müssen registriert werden

Neue Klassenzuteilungen

Klassen existieren in der Cloud immer im Kontext eines bestimmten Schuljahres, d.h. es gibt eine 9a für das Schuljahr 2020/2021 und eine 9a für das Schuljahr 2021/2022. Alte Klassen werden nicht gelöscht, sondern existieren im Hintergrund parallel zur Nachfolgeklasse weiter, nicht sichtbar im Alltag. Wir empfehlen (für Schulen, die kein LDAP nutzen) zur Erstellung von Folgeklassen zwei Wege:

• per .csv-Import, siehe Wie aktualisiere ich die Daten der Schüler:innen mithilfe einer CSV-Datei?
• per Klasse versetzen, siehe Wie versetze ich meine Schüler:innen in das nächste Schuljahr? (manuell)

Neue Kurse

Neues Schuljahr, neue Kurse! Die meisten Kurse in der Cloud laufen bis zum 31.7. Um für das kommende Schuljahr neue Kurse zur Verfügung zu stellen:

• lege neue Kurse an
• Kopiere und teile aktuelle Kurse (derzeit nicht möglich)
• verwende bestehende Kurse weiter

Kurse und Themen aus vergangenen Schuljahren gehen nicht verloren. ��

Nach Ablauf des eingestellten Zeitraums werden Kurse jedoch ins Archiv verschoben.

Auf diese Weise behalten Ihre Schüler:innen auch nach dem Kurs Zugriff auf die dortigen Lerninhalte.

Um die enthaltenen Inhalte im folgenden Schuljahr wiederzuverwenden, haben sich folgende Möglichkeiten in der Vergangenheit bewährt:

• Aktuelle und archivierte Kurse duplizieren (klonen)
• Kurse teilen und importieren
• Themen teilen und importieren

Es braucht nur zwei Klicks, um eine Klasse ins nächste Schuljahr zu versetzen! 

Wie das geht, sehen Sie in der folgenden Anleitung:

• Klassen in neues Schuljahr versetzen

Bevor Sie aber damit anfangen, sollten Sie wissen, wie Klassen bei uns konzipiert sind:

Beim Versetzen einer Klasse ins nächste Schuljahr bleiben alte Klassenstrukturen erhalten und es wird zusätzlich eine neue Klasse erstellt. 

→ So wird beispielsweise aus der Klasse 9a (2019/2020) nun die Klasse 10a (2020/2021), jedoch bleibt die Klasse 9a (2019/2020) weiterhin bestehen.

Wie der Schuljahreswechsel mit LDAP-Systemen aussieht, siehst du auf folgender Seite inkl. Videoanleitung:

• LDAP-Schuljahreswechsel

Falls Sie nochmal grundlegende Informationen zur Anbindung eures LDAP brauchen, schauen Sie direkt auf diese Seite:

• LDAP-Information für Schulen

Dort finden Sie die wichtigsten Hinweise zur Einrichtung und auch ein �� Erklärvideo, das Ihnen hoffentlich helfen wird.

Falls Sie gerne eine Anleitung in PDF-Form hätten, können Sie diese hier herunterladen:

Wie Sie Nutzer:innen mithilfe einer CSV-Datei importieren, erfahren Sie in dieser Anleitung:

• Nutzer:innen importieren (.csv)

Lesen Sie sich bitte die Hinweise auf der Seite genau durch, um unnötige Probleme oder Fragen zu vermeiden ��!

Vielleicht nutzt Ihre Schule auch auch die Schulverwaltungssoftware weBBschule? Dann könnte dieser Beitrag interessant sein:

• Nutzer:innen importieren (weBBschule)

→ Hier zeigen wir den dortigen Export und den CSV-Import in der HPI Schul-Cloud in einem Erklärvideo an einem Beispiel.

Hier sehen Sie eine kurze Checkliste mit Dingen, die aus unserer Sicht getan oder überprüft werden sollten:

• Kurse überprüfen (1): Sind alle Kurse korrekt ins Archiv gewandert? Haben dort alle SuS Zugriff auf die korrekten Themen, Dateien etc.?
• Kursdateien überprüfen: Habe ich alle wichtigen Dateien gesichert? Liegen alle Dateien und Ordner an der richtigen Stelle?
• Alte Kurse klonen und wiederverwenden
• Klassen überprüfen: neue Klassen anlegen und alte Klassen ins neue Schuljahr versetzen
• Neue Kurse mit neuen Klassen, Lehrkräften und SuS füllen (Kurse bearbeiten)
• Weitere Lehrkräfte zu eigenen Kursen hinzufügen
  • Eventuell auch: Kurse mit anderen KuK teilen oder deren Kurse importieren (Kurse teilen und importieren)
• Kurse überprüfen (2): Sind alle SuS in den richtigen Kursen? Hat jeder Zugriff auf die richtigen Kurse?
• Workshops, SchiLFs und Mikro-Fortbildungen organisieren, um anderen Kolleg:innen bei diesen Schritten zu helfen
• Kommunikation mit Eltern vorbereiten
  • Was müssen Eltern über die HPI Schul-Cloud wissen (z.B. Elternbrief | Datenschutzerklärung | Datenschutz-Tipps etc. → siehe Willkommens-Dokumente im Hilfebereich)
  • Besonders hilfreich für Grundschulen: Verweis auf Eltern-Onlinekurs auf Lernen.cloud

Was Ihre Aufgaben im Wesentlichen von denen anderer Lehrkräfte unterscheidet, ist die Nutzerverwaltung. 

Daher empfehlen wir die Überprüfung folgender Punkte:

• Liegt eine aktuelle Liste aller Nutzer:innen und deren E-Mail-Adressen vor?
• Ist die Aufgabenverteilung im Kollegium bezüglich der Administration klar geregelt und kommuniziert?
• Ist die Verwendung von Teams, Chats und Videokonferenzen im Kollegium thematisiert worden?
  • Müssen die Eltern bezüglich der Datenschutzerklärung informiert werden?
• Gibt es mindestens eine weitere Person für die technische oder fachliche Leitung?
  • Organisiere Sie sich mindestens eine Vertretung!
• Wurden alle (neuen) Nutzer:innen bereits in die Plattform eingeladen?
  • Gibt es Schüler:innen, von denen eine analoge Einverständniserklärung eingeholt werden muss?
• Gibt es Schüler:innen oder Lehrer:innen welche die Schule verlassen? Wann können diese gelöscht werden?
  • Wurde hierbei der Wechsel vorbereitet und der Umzug entsprechend kommuniziert?
• Bei der Nutzerverwaltung mit LDAP-Systemen:
  • Ist alles für die Umstellung zum neuen Schuljahr vorbereitet?
  • Liegen alle Informationen zur LDAP-Anbindung vor?
  • Müssen andere Lehrkräfte über den Prozess informiert werden?
• Bei der Nutzerverwaltung durch CSV-Dateien: 
  • Liegen alle wichtigen Informationen zum CSV-Import vor?
  • Weiß ich, wie die Erstellung einer CSV-Datei funktioniert?
  • Liegt die CSV-Datei bereit?

Sicherlich gibt es auch schulintern noch einige Dinge, die vorbereitet und abgesprochen werden müssen. 

Viel Erfolg bei der Vorbereitung! ����